Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 r., wprowadzając nowe obowiązki dla pracodawców. Od 2025 roku każda firma zatrudniająca powyżej 50 osób musi wdrożyć wewnętrzny system zgłaszania nieprawidłowości – inaczej grożą jej sankcje prawne i finansowe. Jak przygotować przedsiębiorstwo na te zmiany? Poniżej przedstawiamy praktyczny poradnik, krok po kroku, jak dostosować firmę do ustawy o sygnalistach 2025.
Krok 1: Zrozumienie nowych przepisów
Pierwszym krokiem jest dokładne zapoznanie się z treścią ustawy o ochronie sygnalistów. Przepisy wymagają ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających. Obowiązek ten dotyczy firm prywatnych i instytucji publicznych zatrudniających minimum 50 pracowników (uwzględniając etaty, umowy zlecenia i B2B). Ważne jest, by kierownictwo zrozumiało, kogo ustawa obejmuje, jakie rodzaje zgłoszeń podlegają ochronie oraz jakie sankcje grożą za nieprzestrzeganie nowych wymogów.
Należy pamiętać, że sygnalista to osoba zgłaszająca zauważone w związku z pracą nieprawidłowości – działania sprzeczne z prawem, regulacjami wewnętrznymi lub etyką. Ustawa gwarantuje takim osobom poufność i zakaz działań odwetowych ze strony pracodawcy. Już na etapie planowania wdrożenia warto więc zrozumieć definicje i zakres ochrony sygnalistów, aby poprawnie przygotować firmowe procedury.
Krok 2: Konsultacje z pracownikami
Zanim firma wprowadzi nowe procedury, musi skonsultować ich projekt z przedstawicielami załogi lub związkami zawodowym. Ustawa wymaga przeprowadzenia konsultacji trwających od 5 do 10 dni – jest to etap obowiązkowy. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien przedstawić projekt procedury (polityki) zgłaszania nieprawidłowości reprezentantom pracowników, umożliwić zgłaszanie uwag i propozycji, a następnie udokumentować wyniki konsultacji.
Dlaczego to ważne? Zaangażowanie pracowników we wprowadzanie systemu whistleblowingowego zwiększa jego akceptację i skuteczność. Pracownicy będą bardziej skłonni korzystać z kanałów zgłoszeń, jeśli od początku mieli możliwość wypowiedzenia się na temat ich formy i sposobu działania. Konsultacje pomagają też wychwycić potencjalne problemy czy wątpliwości co do procedury, zanim zostanie ona oficjalnie wdrożona.
Krok 3: Wybór i wdrożenie kanału zgłoszeń
Kolejnym krokiem jest ustanowienie wewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń. Ustawa daje tu pewną swobodę – firma może wybrać kanał lub kanały najbardziej dopasowane do swojej specyfiki. Może to być dedykowana skrzynka e-mail, specjalna platforma internetowa, wewnętrzna infolinia, a nawet tradycyjna skrzynka na listy. Ważne, aby kanał zapewniał poufność i bezpieczeństwo informacji oraz aby sygnalista mógł zgłosić sprawę anonimowo, jeśli firma na to pozwala.
Przy wyborze rozwiązania warto kierować się łatwością użycia i zaufaniem pracowników. Coraz popularniejsze są anonimowe platformy online do obsługi zgłoszeń, które szyfrują komunikację i umożliwiają dwustronny dialog z sygnalistą bez ujawniania jego tożsamości. Niezależnie od formy kanału, należy wskazać w procedurze osobę lub zespół odpowiedzialny za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń. Może to być np. dział compliance, HR, wyznaczony pełnomocnik ds. sygnalistów lub zewnętrzny podmiot świadczący taką usługę. Kluczowe jest, by kanał działał sprawnie już od pierwszego dnia obowiązywania przepisów.
Krok 4: Opracowanie procedury i dokumentów
Sama technologia to nie wszystko – firma musi spisać wewnętrzną procedurę zgłaszania nieprawidłowości. Taki dokument (polityka) powinien jasno określać: kto i co może zgłaszać, poprzez jakie kanały, jak przebiega postępowanie wyjaśniające po przyjęciu zgłoszenia, a także w jaki sposób chronieni są sygnaliści. Procedura powinna uwzględniać wymagania ustawy, np. terminy na reakcję (np. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, informacja zwrotna w ciągu maks. 3 miesięcy), zasady poufności danych czy działania następcze.
Niezbędne jest także przygotowanie dodatkowych dokumentów, takich jak wzory zgłoszeń (formularze), klauzule poufności dla osób obsługujących zgłoszenia czy rejestr zgłoszeń. Wszystkie te dokumenty należy dostosować do struktury i kultury organizacyjnej firmy. Warto skorzystać z istniejących standardów lub konsultacji prawnych, aby mieć pewność, że procedura spełnia wymogi prawne i jednocześnie jest zrozumiała dla pracowników.
Krok 5: Szkolenie i komunikacja wewnętrzna
Nawet najlepsza procedura na papierze nie zadziała, jeśli pracownicy o niej nie wiedzą lub jej nie rozumieją. Dlatego kolejnym etapem jest przeszkolenie kadry oraz szeroka komunikacja wewnętrzna na temat nowych zasad. Pracownicy powinni dowiedzieć się, czym jest system zgłaszania nieprawidłowości, jakie sytuacje należy zgłaszać, jak to zrobić w praktyce i jakie prawa im przysługują (np. ochrona przed represjami).
Szkolenia warto przeprowadzić zarówno dla kadry kierowniczej (aby właściwie reagowała na zgłoszenia), jak i dla ogółu pracowników. Mogą to być warsztaty, webinaria lub choćby rozesłanie materiałów informacyjnych. Dobrą praktyką jest przygotowanie FAQ – zestawu najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi – dotyczących nowego systemu. Należy też jasno zakomunikować, że firma popiera zgłaszanie nieprawidłowości w dobrej wierze i że sygnaliści nie muszą obawiać się negatywnych konsekwencji za zgłoszenie problemu. Taka kultura organizacyjna sprzyja proaktywnemu wychwytywaniu ryzyk.
Krok 6: Monitoring i aktualizacja systemu
Ostatnim krokiem w praktycznym poradniku jest ciągłe doskonalenie wdrożonego systemu. Po uruchomieniu kanałów zgłoszeń i procedur, firma powinna monitorować ich funkcjonowanie. Warto okresowo sprawdzać, czy zgłoszenia są obsługiwane terminowo, czy pracownicy korzystają z systemu, oraz analizować, jakiego rodzaju naruszenia są najczęściej zgłaszane. Taka analiza pozwoli zidentyfikować obszary ryzyka w działalności firmy.
Procedurę ochrony sygnalistów należy również aktualizować, gdy zajdą zmiany prawne lub organizacyjne. Przykładowo, jeśli firma zdecyduje się umożliwić zgłoszenia anonimowe (co nie jest obowiązkowe, ale rekomendowane), trzeba odpowiednio zmienić procedurę. Również doświadczenia z pierwszych miesięcy działania systemu mogą wymusić korekty – np. uproszczenie formularza lub dodanie kolejnego kanału zgłoszeń. Ważne, by traktować system whistleblowingowy jako żywy element zarządzania zgodnością, a nie martwy regulamin na półce.
Podsumowanie
Przygotowanie firmy na ustawę o sygnalistach wymaga zaangażowania i pracy nad procedurami, ale korzyści są wymierne. Sprawny system zgłaszania nieprawidłowości pomaga zapobiegać nadużyciom. Buduje kulturę zaufania i przejrzystości, a także chroni przed prawnymi konsekwencjami zaniedbania nowych obowiązków. Rok 2025 to ostatni dzwonek, by wdrożyć wymagane rozwiązania. Warto więc już teraz dopilnować, aby nasza organizacja była w pełni przygotowana na sygnalistów.
