Temat sygnalistów w firmach rodzi wiele pytań. Kiedy zwykły pracownik staje się „sygnalistą” z formalnego punktu widzenia? Oraz czy może zgłosić nieprawidłowość anonimowo, pozostając nieznanym dla pracodawcy? Wyjaśniamy obie kwestie w oparciu o obowiązujące przepisy i dobre praktyki.
Kiedy pracownik staje się sygnalistą?
Pracownik uzyskuje status sygnalisty w momencie dokonania zgłoszenia o nieprawidłowości w kontekście związanym z pracą. Innymi słowy, jeśli osoba zatrudniona lub współpracująca z firmą zgłasza informacje o naruszeniu prawa, przepisów wewnętrznych lub standardów etycznych, do którego doszło w organizacji – staje się sygnalistą. Od tego momentu podlega ochronie prawnej.
Ważne jest, by takie zgłoszenie było dokonane w dobrej wierze oraz w interesie publicznym lub firmy. Nie powinno służyć osobistym korzyściom czy rozgrywkom.
Ustawa przewiduje sankcje za zgłoszenia dokonane w złej wierze, czyli świadomie fałszywe. Każda osoba, która zgłasza rzeczywiste naruszenie, podlega jednak ochronie od chwili dokonania zgłoszenia.
Kluczowym warunkiem jest, by informacja dotyczyła naruszenia prawa lub istotnej nieprawidłowości. Przykładowo, pracownik raportujący korupcję, oszustwo finansowe, poważne zagrożenie bezpieczeństwa czy mobbing – spełnia kryterium sygnalisty. Natomiast zgłoszenie czysto osobistej skargi (np. dotyczącej wyłącznie warunków własnej umowy o pracę, niezapłaconej pensji itp.) nie mieści się w definicji ustawowej – takie sprawy pracownik załatwia innymi kanałami. Sygnalista działa w interesie publicznym lub firmy, przyczyniając się do eliminowania nadużyć.
Warto dodać, że sygnalistą może być nie tylko etatowy pracownik. Ustawa chroni także osoby powiązane z organizacją w kontekście zawodowym, takie jak zleceniobiorcy, samozatrudnieni (B2B), stażyści czy wolontariusze. Ochrona obejmuje również byłych pracowników oraz kandydatów do pracy, jeśli dowiedzieli się o naruszeniu w toku rekrutacji. Liczy się kontekst profesjonalny – czyli że informację o nieprawidłowości uzyskano w związku z wykonywaniem pracy dla danej organizacji.
Gdy tylko taka osoba dokona zgłoszenia (wewnętrznego w firmie lub zewnętrznego do uprawnionego organu), uruchamia się przewidziana prawem ochrona. Ochrona ta obejmuje zakaz działań odwetowych ze strony pracodawcy, takich jak zwolnienie, degradacja czy nękanie. Dodatkowo sygnalista ma prawo do odszkodowania, jeśli mimo tej ochrony dozna jakichkolwiek represji.
Czy sygnalista może pozostać anonimowy?
Kwestia anonimowości nie jest jednoznaczna. Przepisy nie nakładają na firmy obowiązku przyjmowania anonimowych zgłoszeń – polski ustawodawca pozostawił tę decyzję poszczególnym podmiotom. Oznacza to, że każda organizacja w swojej procedurze zgłoszeń wewnętrznych powinna określić, czy dopuszcza anonimowe zawiadomienia. Może zdecydować, że nie (ignorując anonimy) albo wręcz przeciwnie – że rozpatruje także zgłoszenia bez podania nazwiska. Wielu ekspertów zaleca umożliwienie anonimowych zgłoszeń, bo zwiększa to prawdopodobieństwo, że pracownicy zdecydują się mówić o problemach, nie bojąc się ujawnienia tożsamości.
Jeśli pracownik dokonuje zgłoszenia anonimowo, ma to pewne konsekwencje. Po pierwsze, trudno uznać go formalnie za „sygnalistę” w pełnym znaczeniu, bo skoro nie znamy jego tożsamości, nie można mu np. bezpośrednio przekazać informacji zwrotnej o podjętych działaniach. Ustawa mówi wprost: organy i podmioty nie mają obowiązku informować anonimowego zgłaszającego o przebiegu sprawy. Sygnalista anonimowy nie otrzyma też zaświadczenia od Rzecznika Praw Obywatelskich potwierdzającego ochronę przewidzianą ustawą (bo nie można go zidentyfikować).
Po drugie, anonimowość z założenia chroni przed działaniami odwetowymi – skoro nikt w firmie nie wie, kto zgłosił naruszenie, to trudno takiej osobie zaszkodzić. Prawo zauważa, że brak informacji o tożsamości sprawia, iż ryzyko odwetu praktycznie nie istnieje. Jednak jeśli mimo anonimowego trybu doszłoby do ujawnienia, kto stoi za zgłoszeniem (np. ktoś się domyśli, zdradzą to okoliczności sprawy), taka osoba nabywa pełnię ochrony jak sygnalista ujawniony z nazwiska. Ujawnienie tożsamości wbrew woli sygnalisty jest zresztą samo w sobie naruszeniem – ustawa przewiduje za to kary (do roku więzienia za ujawnienie danych sygnalisty bez zgody).
W praktyce wiele firm decyduje się na rozwiązania pośrednie. Tworzą kanały, w których pracownik może pozostać anonimowy wobec pracodawcy, ale jednocześnie podać kontakt, np. do zewnętrznego operatora systemu. Dzięki temu pozostaje incognito, ale może otrzymywać informacje zwrotne. Przykładem są internetowe platformy zgłoszeniowe generujące dla sygnalisty unikalny login i kod – pozwalają one na dwustronną komunikację bez ujawniania nazwiska.
Podsumowanie
Pracownik staje się sygnalistą, gdy zgłasza w dobrej wierze naruszenie prawa lub poważną nieprawidłowość związaną z pracą. Od tej chwili chroni go prawo przed represjami. Może to zrobić anonimowo, o ile firma (lub organ) dopuszcza takie zgłoszenia. Anonimowość bywa mieczem obosiecznym: z jednej strony zwiększa komfort zgłaszającego, z drugiej utrudnia komunikację i formalną ochronę. Dlatego organizacje powinny wyraźnie określić w procedurach, jak traktują anonimy. Pracownicy z kolei powinni rozważyć, czy wolą pozostać w cieniu, czy też ujawnić się, by w pełni skorzystać z ochrony sygnalisty. Najważniejsze jednak, aby istniała kultura, w której nawet anonimowy głos zostanie wysłuchany, a problemy – rozwiązane.
