Nowe przepisy o ochronie sygnalistów obowiązują już firmy zatrudniające powyżej 50 osób. Co jednak, jeśli przedsiębiorstwo zignoruje ten obowiązek i nie wdroży własnego systemu zgłaszania nieprawidłowości? Poniżej przedstawiamy hipotetyczny scenariusz krok po kroku – jakie konsekwencje mogą spotkać firmę, która nie dostosuje się do ustawy o sygnalistach. I sprawdź nasz system dla sygnalistów.
Brak systemu dla sygnalistów może narazić firmę na poważne problemy – od kar finansowych po kryzys zaufania.
Krok 1: Wejście w życie ustawy i zlekceważenie obowiązku – Wyobraź sobie początek 2025 roku. Ustawa o sygnalistach obowiązuje już od kilku miesięcy, dając większym firmom czas do 1 stycznia 2025 r. na przygotowanie procedur. Jednak Twoja firma nie podjęła żadnych działań – procedury brak, kanałów zgłoszeń brak. Na pierwszy rzut oka nic się nie dzieje: pracownicy być może nawet nie wiedzą o nowych przepisach, a kierownictwo uznało, że „nas to nie dotyczy”. Niestety, to cisza przed burzą.
Krok 2: Pojawienie się nieprawidłowości – W firmie dochodzi do poważnej nieprawidłowości. Może to być przypadek korupcji przy ważnym kontrakcie, fałszowanie dokumentów finansowych, poważne naruszenie BHP czy inny incydent łamania prawa. Jeden z pracowników jest tego świadkiem. Gdyby firma miała wdrożony system dla sygnalistów, pracownik ten mógłby zgłosić problem wewnętrznie, licząc na szybkie działania naprawcze. Brak procedur sprawia jednak, że nie ma jasno wyznaczonej drogi zgłoszenia. Pracownik stoi przed dylematem: ryzykować zgłoszenie sprawy przełożonym (niepewny reakcji) czy milczeć?
Krok 3: Brak kanału – zgłoszenie trafia na zewnątrz – Zniechęcony brakiem bezpiecznej wewnętrznej opcji, pracownik decyduje się działać poza firmą. Być może anonimowo informuje odpowiedni organ nadzoru (np. Państwową Inspekcję Pracy, prokuraturę lub urząd antykorupcyjny). W gorszym przypadku – kontaktuje media lub zamieszcza informacje w internecie, co staje się początkiem publicznego skandalu. Firma traci kontrolę nad sytuacją, bo zamiast rozwiązać problem we własnym gronie, będzie musiała tłumaczyć się przed instytucjami lub opinią publiczną.
Próba powstrzymania efektu domina – zaniedbanie systemu dla sygnalistów może uruchomić lawinę problemów, które trudno zatrzymać.
Krok 4: Kontrola i odkrycie braku procedur – W odpowiedzi na zewnętrzne zgłoszenie do firmy wkracza organ kontrolny. Inspektor szybko odkrywa, że pracodawca nie ustanowił wymaganej procedury zgłaszania naruszeń. To już samo w sobie jest naruszeniem ustawy. Zgodnie z art. 52 ustawy, osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury, która tego nie zrobiła, podlega karze grzywny. Firma może zostać ukarana mandatem. Wprawdzie w kategoriach kodeksu wykroczeń grzywna za brak procedury wynosi do 5000 zł, ale to dopiero początek kosztów.
Krok 5: Postępowanie wyjaśniające i sankcje prawne – Równolegle organ bada samą zgłoszoną nieprawidłowość. Jeżeli potwierdzi się np. łamanie prawa (korupcja, oszustwo, naruszenie bezpieczeństwa), firmie grożą kary wynikające z tych przepisów – mogą to być wysokie grzywny administracyjne lub odpowiedzialność karna osób winnych. Dodatkowo, za utrudnianie lub uniemożliwienie zgłoszenia (a brak systemu można tak interpretować) grozi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku. Jeszcze poważniej traktowane są ewentualne działania odwetowe wobec sygnalisty – te zagrożone są nawet do 2-3 lat więzienia. Choć w naszym scenariuszu firma raczej nie miała okazji zareagować wewnętrznie na sygnalistę, brak procedur działa na jej niekorzyść w ocenie organów.
Krok 6: Roszczenia pracowników i utrata zaufania – Poszkodowany pracownik (sygnalista) korzysta z praw, jakie daje mu ustawa. Może dochodzić odszkodowania za działania odwetowe lub zaniedbanie obowiązków przez pracodawcę – kwoty takich roszczeń nie są limitowane w ustawie. Nawet jeśli firma wypłaci świadczenie, utraciła zaufanie załogi. Wieść o tym, że pracodawca nie dba o etykę i nie chroni sygnalistów, rozchodzi się wśród pracowników. Morale spada, a inni mogą bać się zgłaszać problemy w przyszłości lub przeciwnie – przy byle nieporozumieniu od razu kierować sprawy poza firmę, skoro wewnętrznie „i tak nic nie zdziałają”.
Krok 7: Reputacja firmy na szali – Gdy informacje o aferze i braku procedur przedostają się na zewnątrz, firma mierzy się z kryzysem PR. Klienci, kontrahenci i opinia publiczna mogą negatywnie ocenić organizację, w której doszło do nieprawidłowości i która nie miała nawet narzędzi, by je ujawnić w cywilizowany sposób. Naprawa reputacji będzie kosztowna i czasochłonna – wymaga działań kryzysowych, być może zmiany kadry zarządzającej, publicznych przeprosin lub deklaracji poprawy.
Krok 8: Późne gaszenie pożaru – Dopiero po całym zdarzeniu firma gorączkowo zabiera się za tworzenie systemu dla sygnalistów. Wprowadza politykę zgłaszania naruszeń, szkolenia, kanały komunikacji – wszystko to, co można było zrobić zawczasu, a co mogło zapobiec eskalacji problemu. Niestety, te spóźnione działania są reaktywne i podejmowane pod presją sankcji, zamiast z własnej inicjatywy. Firma ponosi nie tylko koszty wdrożenia systemu – których i tak by nie uniknęła. Dochodzą do tego również koszty kar, dochodzeń, ewentualnych procesów sądowych oraz utraconych szans biznesowych. Dlatego ważne jest by mieć system dla sygnalistów.
Podsumowanie
Zignorowanie obowiązku wdrożenia systemu dla sygnalistów to jak zdjęcie czujników dymu w budynku. Dopóki nie ma ognia, wydaje się zbędne, ale gdy wybuchnie pożar, szkody są nieporównywalnie większe.
Firma, która nie wdroży procedur whistleblowing, naraża się na poważne konsekwencje. To m.in. kary finansowe – sięgające nawet 1,08 mln zł grzywny w skrajnych przypadkach przestępstw. Dochodzi do tego odpowiedzialność prawna osób zarządzających, obowiązek wypłaty odszkodowań, a także niemierzalne straty wizerunkowe.
Ten czarny scenariusz można jednak łatwo uniknąć. Wystarczy zawczasu wypełnić obowiązki wynikające z ustawy i potraktować ochronę sygnalistów jako inwestycję w bezpieczeństwo organizacji. Sprawdź nasz system dla sygnalistów.
