Jak dodać link do formularza zgłoszeń na stronie internetowej?

Jeśli posiadasz już dostęp do systemu Esignaller dla swojej firmy i chcesz udostępnić link do formularza zgłoszeń na wybranej stronie www, z technicznej strony muszą się tym zająć osoby odpowiedzialne za opiekę nad daną stroną internetową. My jednak możemy pomóc Ci stworzyć treści, które powinny pojawić się w takim miejscu tak, aby wyjaśnić sygnaliście zasady dokonywania zgłoszeń (w tym przypadku wewnętrznych). Oczywiście sam taki komunikat nie może zastąpić przyjęcia zgłoszenia.

Sygnalisto!

Zanim dokonasz zgłoszenia wewnętrznego zapoznaj się z poniższymi informacjami:

1. Zgłoszenie będzie rozpatrywane zgodnie z zapisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (dalej: Ustawa o ochronie sygnalistów) dostępnej pod linkiem https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000928.
2. Kwestię zgłoszeń wewnętrznych określa także procedura zgłoszeń wewnętrznych naszej organizacji tj. ____________ dostępna ____________.
3. Ustawa o ochronie sygnalistów określa m.in. kto może dokonać zgłoszenia wewnętrznego (m.in. obecny lub były pracownik) a także zakres spraw, których może dotyczyć zgłoszenie (wskazany zakres spraw może zostać rozszerzony w procedurze zgłoszeń wewnętrznych naszej organizacji, dlatego przed dokonaniem zgłoszenia zapoznaj się z tym dokumentem).
4. Zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2. tej ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
5. Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje, że sygnalistą jest osoba fizyczna, która przekazuje informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
   • pracownik;
   • pracownik tymczasowy;
   • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   • przedsiębiorca;
   • prokurent;
   • akcjonariusz lub wspólnik;
   • członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
   • osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
   • stażysta;
   • wolontariusz;
   • praktykant;
   • funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
   • żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
6. Ustawę o ochronie sygnalistów stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa powyżej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu. Dlatego na formularzu zgłoszenia zostaniesz poproszony o wskazanie tego „kontekstu związanego z pracą” (tj. co łączy lub łączyło Cię z naszą organizacją).
7. Ustawa o ochronie sygnalistów zawiera mechanizmy chroniące sygnalistów (a czasem także inne osoby np. pomagające w dokonaniu zgłoszenia) m.in. przed działaniami odwetowymi.
8. Po dokonaniu zgłoszenia otrzymasz potwierdzenie zgłoszenia (w formacie pdf – do pobrania) – nie zapisuj tego pliku na urządzeniu kontrolowanym przez inne osoby.
9. Po dokonaniu zgłoszenia i utworzeniu PINu możesz śledzić jakie kroki zostały podjęte w związku ze zgłoszeniem (sprawdzaj swoje zgłoszenie systematycznie, ponieważ osoby upoważnione do podejmowania działań następczych mogą poprosić o dodatkowe informacje);
10. PIN który tworzysz nie może być łatwy do odgadnięcia.
11. PIN oraz link do zgłoszenia należy chronić przed osobami nieuprawnionymi.
12. Nasza organizacja, na podstawie art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów korzysta z zewnętrznej platformy (aplikacji Esignaller) do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, która zapewnia zachowanie poufności danych sygnalisty i innych osób m.in. tych, których dotyczy zgłoszenie. Regulamin aplikacji Esignaller znajduje się na stronie www.esignaller.pl (zakładka „zarejestruj się” -> „dalej”).

Ponadto przed dokonaniem zgłoszenia sprawdź:

• czy połączenie internetowe jest szyfrowane (sprawdź, czy ikona kłódki znajduje się w pasku przeglądarki);
• czy przesyłane dokumenty (jeżeli będziesz chciał takowe załączyć) nie zawierają metadanych, które mogą ujawnić Twoją tożsamość (zob. m.in. właściwość pliku).

Jeżeli w treści zgłoszenia znajdą się dane osobowe to:

• Administratorem tych danych będzie organizacja przyjmująca zgłoszenia tj. ____________, kontakt: __________.
• Dane będą przetwarzane wyłącznie w celu, zakresie i przez okres niezbędny do realizacji obowiązków związanych z przyjmowaniem i obsługą zgłoszeń sygnalistów (podstawa przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024.
• Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wskazują m.in., że dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem mają być przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

W zależności od tego, czy procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w Twojej organizacji dopuszcza lub wyklucza zgłoszenia anonimowe, dalsza część komunikatu może wyglądać tak:

Treść poniższych akapitów jest już niezależna od charakteru przyjmowanych zgłoszeń, więc umieść go w obu przypadkach.

Odbiorcy danych: firma dostarczająca kanał przyjmowania zgłoszeń (aplikacja Esignaller) tj. TechInLaw sp. o.o. (zob. szerszej www.esignaller.pl). TechInLaw sp. z o.o. korzysta z infrastruktury chmurowej AWS na zasadach wskazanych w Regulaminie Aplikacji Esignaller (zob. esignaller.pl -> baza wiedzy). Zasady ochrony prywatności zapewniane przez AWS znajdziesz także na: https://d1.awsstatic.com/legal/aws-dpa/aws-dpa.pdf (w tym dotyczące zabezpieczeń transferu danych). Odbiorcami danych mogą być także uprawnione organy publiczne na zasadach wskazanych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jak monitorować swoje zgłoszenie?

Dokładna instrukcja tego, jak zachować dostęp do dokonanego zgłoszenia i jakie kroki bezpieczeństwa podjąć znajduje się pod tym linkiem na stronie dostawcy systemu Esignaller: https://esignaller.pl/monitorowanie-zgloszenia/

Dostępne jest również wideo: https://youtu.be/W0idPkoNUCs?si=7issHLxw-IMNXmYv

Czy masz do nas pytanie? Napisz do nas na kontakt@esignaller.pl, abyśmy mogli pomóc.